Как написать письма, которые будут читать?

Если мы занимаемся бизнесом, работаем в офисе или на дому, нам приходится ежедневно писать десятки писем. Многие ли из нас могут похвастаться тем, что это всегда легко удается сделать?

Казалось бы, что здесь сложного: получить письмо, набросать несколько фраз в ответ, послать приглашение или объявление. В обычной жизни мы можем спокойно все рассказать своему собеседнику. Что же блокирует наши умения, когда мы пытаемся выразить свои мысли не вслух, а в письменной форме?

Для того чтобы грамотно и по сути ответить, написать письмо с просьбой или предложением другим, начните с 4 простых и понятных правил переписки, соблюдение которых поможет вам всегда оставаться лидером, достойным подражания.

1. Тщательно проверяйте адрес, по которому вы отправили письмо!

Напрямую это не относится к качеству самих писем, но играет важную роль при переписке. Письмо пришло, вы подумали, что именно надо ответить, но тут кто-то позвонил, отвлек. Вам кажется, что ответ ушел, а он даже не написан! И ваш адресат ждет ответа, а он не приходит. Почему вы ему не отвечаете? Что происходит?

Второй вариант: вы написали письмо, но отправили его другому человеку. Увы, ему оно не нужно, а тот, кому оно предназначалось, так его и не получил. Поэтому запомните первое правило: ответили – проверьте, по какому адресу ушло письмо и ушло ли оно вообще!

2. Краткость – сестра таланта

Многие отлично знают это правило, с удовольствием рассказывают о нем тем, кто любит много говорить, но в переписке начинают употреблять много лишних слов, предложений, пытаются подробнее описать ситуацию. Помните, лучше всего написать кратко: «Спасибо за предложение, мы согласны, готовьте документы», «Извините, но мы пока не готовы принять окончательное решение».

Не стоит залезать в дебри, через которые придется пробираться с большим трудом; «Видите ли, у нашей компании есть свои принципы, которые мы привыкли соблюдать, на них мы опираемся в принятии решения, которое вас так интересует», а человек в другом регионе читает и ничего не может понять: согласились вы с его предложением? Вышлете ему продукцию или нет?

3. Пишите понятными словами

Во многих компаниях есть свой жаргон, например, АП – так называют агентский пункт, или КО – клиентский офис. Да, вы все время говорите: «Забегу в АП», «Сегодня меня ждут в КО». Но для большинства окружающих эти слова – бессмысленный набор звуков. Если вы приглашаете новичка в АП, он не поймет, что вы написали, куда его пригласили. Пишите понятно, не используйте сокращений!

4. Разделяйте текст по смыслу

Текст делите на мелкие абзацы, выделяйте важные мысли жирным шрифтом, делайте списки – тогда текст будет более четким, структурированным, понятным.

Например, если вы пишете объявление, можно, конечно, написать сплошным текстом:

В нашей компании постоянно появляются новые продукты, недавно у нас в каталогах появились аметин, бетатин, витапат. Приглашаем в АП, где в 19 часов 10 сентября состоится школа по продукции, на которой вы познакомитесь с аметином, бетатином,  витапатом. Школу проводит Белко А.В. Во время проведения школы можно будет проконсультироваться с врачом Ищенко Д.А. Вы получите хорошую информацию для себя и своих партнеров.

Понятно? Не очень. Все перемешано, нужно прочитать несколько раз, чтобы понять, чего вы хотите, что предлагаете.

Применяем правило №2: краткость  - сестра таланта. 

Начинаем с главного, не размазывая текст: Сегодня, 10 сентября в 19 часов состоится школа по продукции. Проводят лидер Белко А.В., врач Ищенко Д.А. 

Информация понятна? Да! Обязательно применяем правило №3 про аббревиатуры: Сегодня, 10 сентября в 19 часов в агентском пункте г.Белгорода по адресу Истринская, 12, состоится школа по продукции. Проводят лидер Белко А.В., врач Ищенко Д.А. 

Теперь понятно, что состоится, где, когда.

Новый абзац – применяем правило №4 о смысловой организации текста:

Вы познакомитесь с новыми продуктами компании:

• аметином,
• бетатином, 
• витапатом.

Во время обучения вы получите новую информацию для партнеров и сможете проконсультироваться с врачом.

А теперь посмотрите, как будет выглядеть объявление: 

Сегодня, 10 сентября в 19 часов в агентском пункте г.Белгорода по адресу Истринская, 12, состоится школа по продукции. Проводят лидер Белко А.В., врач Ищенко Д.А. 

Вы познакомитесь с новыми продуктами компании:

• аметином,
• бетатином, 
• витапатом.

Во время обучения вы получите новую информацию для партнеров и сможете проконсультироваться с врачом.

Лидерский совет команды

Согласитесь, что так текст выглядит намного более понятным и информативным. Пропустить его нельзя! Уверены, если вы возьмете на вооружение рассмотренные 4 правила деловой переписки, ваши письма начнут читать с удовольствием!